Als Selbstständiger oder Unternehmer sind offene Forderungen der absolute Liquiditätskiller. Der Schlüssel zu schnellerer Bezahlung und einem reibungslosen Forderungsmanagement liegt im Detail. Mit rechtssicheren Rechnungen vermeiden Sie Finanzamts-Strafen und nehmen säumigen Zahlern den Wind aus den Segeln.
Pflichtangaben: So wird Ihre Rechnung rechtssicher
Ein fehlendes Detail führt oft dazu, dass Kunden die Zahlung berechtigterweise hinauszögern oder das Finanzamt die Vorsteuer streicht. Ihre Rechnung muss laut § 14 Abs. 4 UStG folgende Pflichtangaben zwingend enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift (von Ihnen und Ihrem Kunden)
- Steuernummer oder USt-IdNr. (vom Finanzamt erteilt)
- Ausstellungsdatum (Tag der Rechnungsstellung)
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalige Zahlen- oder Buchstabenkombination)
- Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang der Dienstleistung
- Liefer- oder Leistungsdatum (Datum oder Zeitraum des Umsatzes)
- Netto-Betrag, Steuersatz und der ausgewiesene Brutto-Betrag
- Hinweis zur Steuerbefreiung (z. B. Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, falls zutreffend)
Mahnwesen & offene Forderungen: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
Selbst bei einer rechtssicheren Rechnung kann es passieren, dass der Kunde nicht zahlt. So gehen Sie strategisch vor, ohne die Geschäftsbeziehung sofort zu ruinieren:
- Zahlungsziel klar definieren: Setzen Sie ein konkretes Datum anstatt schwammiger Formulierungen wie „zahlbar sofort“.
- Die erste Zahlungserinnerung: Warten Sie nicht zu lange. Nach Ablauf des Zahlungsziels folgt eine freundliche Erinnerung per E-Mail, die den Kunden höflich an die offene Summe erinnert.
- Verzug eintreten lassen: Der Kunde gerät automatisch in Verzug, wenn er 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht zahlt (gilt nur, wenn der Kunde kein Verbraucher ist). Alternativ verschicken Sie eine eindeutige Mahnung, um den Verzug herbeizuführen.
- Verzugszinsen berechnen: Sie sind berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe von 5% (bei Verbrauchern) oder 9% (bei B2B) über dem Basiszinssatz zu fordern.
Vorsicht vor Betrugsmaschen
Prüfen Sie eingegangene Forderungen von Ihnen unbekannten Dienstleistern stets genau. Dubiose Anbieter versuchen oft, durch irreführende Formulare oder Rechnungen für ungewollte Branchenbucheinträge abzukassieren. Wucherrechnungen, wie sie oft bei angeblicher Suchmaschinenoptimierung (SEO) per Telefon aufgeschwatzt werden, sollten Sie keinesfalls ungeprüft bezahlen